Política de Integridad

En GEMMA creemos que la integridad es la base de la confianza con nuestros clientes, proveedores y colaboradores. Nuestra política establece principios, reglas y mecanismos para garantizar un ambiente de trabajo ético, seguro y transparente.

Principios Rectores

• Honestidad, respeto, responsabilidad, disciplina, comunicación y trabajo en equipo.
• Cero tolerancia a la corrupción, soborno, extorsión, acoso o cualquier práctica ilegal.
• Manejo responsable de la información y recursos de la empresa.

Código de Conducta

El presente Código de Conducta tiene por objeto el servir como guía, referencia informativa y fuente documental para ayudar a todos los colaboradores de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. a adoptar la conducta y tomar en todo momento la decisión que resulte éticamente la más adecuada en cualquier circunstancia conforme al contenido del presente código.

EL COMPORTAMIENTO ÉTICO.

Los colaboradores en general, estamos comprometidos con los principios de este Código de Conducta. Tanto es así que ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. velará por su cumplimiento y corregirá aquellos comportamientos que se alejen de sus principios.

Los niveles gerenciales podrán intervenir en forma directa sobre cualquier nivel jerárquico en el organigrama dentro de la organización cuando identifiquen alguna violación al presente Código de Conducta.

Nuestro comportamiento ético y nuestra conducta íntegra, honesta e independiente, constituyen sin duda el mejor camino para ser diferentes y exitosos. En el trato con nuestros clientes, proveedores, aliados, y entre nosotros mismos, todos somos responsables de actuar libremente, pero siempre con profesionalismo y honradez. Es nuestro derecho, y a la vez nuestro deber.

Todos los colaboradores deben tener un comportamiento externo que demuestre honradez, rectitud, y calidad, en el trato y relación con administraciones públicas, reguladoras e iniciativa privada. Asimismo, su comportamiento interno debe ser con base en la honestidad, la confianza, el respeto y trato igualitario hacia los demás, mediante un adecuado manejo de las relaciones personales y de salud, la seguridad y el ambiente de trabajo. Siempre apegado en la toma de decisiones a los valores que rigen la organización donde laboramos.

RESPONSABILIDAD DE NUESTRO PERSONAL

Conocer, entender y cumplir con el Código de Conducta

Todo el personal de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. tiene la obligación de conocer, entender y cumplir con este Código de Conducta. El incumplimiento de este podría resultar en riesgos importantes para ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. y su personal, y por lo tanto la persona que lo incumpla será objeto de acciones disciplinarias individuales, que podrían llegar hasta la separación de la empresa o la aplicación de las demandas civiles o penales que correspondan.

Reportar

El código de conducta está diseñado para crear, educar y fortalecer un ambiente donde las comunicaciones sobre temas éticos sean abiertas y donde las consultas sobre su cumplimiento sirvan para fomentar y para proveer a toda nuestra gente con un entendimiento razonable de cómo identificar y reportar potenciales violaciones al presente Código de Conducta. Cada uno de nosotros es responsable de hacerse cargo, ya sea reportando o consultando, de situaciones irregulares o ilegales, o circunstancias no éticas que pudiéramos conocer, reportándolo a través del jefe inmediato, Recursos Humanos o inclusive Dirección General, o del correo electrónico contacto@grupogemma.com.mx

Si se observa o se conoce una situación potencialmente irregular, ilegal o no ética, o que represente alguna violación de las políticas de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., ya sea cometido por otro colega, cliente, proveedor o asociado en su relación de negocios con la empresa, es nuestra responsabilidad reportar las circunstancias a través del canal apropiado, así como cooperar con la investigación, dando cumplimiento al procedimiento de quejas y sugerencias, canalizándolas al departamento de Recursos Humanos.

CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD INDUSTRIAL

Todo el personal tiene la obligación de:

1. Conocer que está prohibido divulgar secretos relativos a procesos, métodos estrategias, planes, proyectos, datos técnicos, de mercado o información confidencial que ponga en peligro los intereses, la sana competencia, y/o el prestigio de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V.
2. Tener conocimiento que toda persona que trabaja para ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. debe evitar el hacer cualquier comentario, ya sea en familia o lugares sociales, sobre las actividades que se realizan dentro de la empresa; lo anterior, ya que, con dichos comentarios, se pudiera llegar afectar la forma de trabajar de la compañía o de sus colaboradores.
3. No usar el nombre de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., así como información alguna para beneficio personal, ni para el beneficio de terceras personas; no divulgarla, en ningún tiempo, ni lugar, ya que, por la naturaleza del trabajo, tendrá acceso a información confidencial, políticas, métodos, listas de precios, programas y todos los manuales que señalen los procedimientos de operación, compras, finanzas, bienes raíces, seguridad, sistemas y sistemas computacionales propiedad de la empresa.
4. No utilizar indebidamente propiedad intelectual (patentes, marcas registradas, marcas de servicio, derechos reservados, nombres comerciales, etc.) así como propiedad material (software, maquinaria, estructura tecnológica, instalaciones, dinero en efectivo), ya que son de exclusiva propiedad de la empresa. Por lo tanto, es compromiso el dar un uso adecuado, sólo para asuntos relacionados directamente con las actividades de la empresa y de una forma responsable, mediante la aplicación de las necesarias medidas de seguridad.
5. Comprometerse a que en el momento en que dejen de laborar para ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., independientemente de la causa o motivo, entregarán inmediatamente a dicha empresa todos los materiales, información de cualquier tipo, correspondencia y/o documentos que se relacionen con actividades u operaciones de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., así como otros bienes propiedad de esta que tuvieran en su posesión. Asimismo, se obligan a no retener información y/o copias de documento alguno, ya sea que estén impresos o contenidos en cualquier otro medio.
6. Hay que reconocer que todos aquellos estudios, estrategias, procesos, políticas, presentaciones en juntas de trabajo, ideas, fórmulas de solución, secretos industriales, documentos administrativos, comerciales o de cualquier índole que, en cualquier tiempo, momento o lugar, integrarán, desarrollarán o crearán, con motivo del trabajo que realizarán para ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., serán considerados para todos sus efectos como propiedad exclusiva de dicha empresa.

UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS ASIGNADOS POR LA EMPRESA

El personal adquiere con la empresa el compromiso de:

1. Asegurarse cumplir y hacer cumplir que las instalaciones y recursos asignados son para uso primordial de la empresa; por lo que cualquier actividad no relacionada deberá ser atendida o desempeñada fuera de la misma.
2. Usar únicamente sistemas informáticos que cuenten con la correspondiente licencia y restringir su utilización a los términos para los que fueron adquiridos.
3. No reproducir, distribuir ni modificar materiales cuyos derechos SÍ pertenezcan a la empresa para fines distintos al trabajo de la misma empresa.
4. Hacer uso responsable y productivo de los sistemas de comunicación propiedad de la empresa, como son el correo electrónico, el teléfono y el acceso a Internet. Está estrictamente prohibido el uso de los medios electrónicos, para realizar actividades no autorizadas por la empresa.
5. Mantener y fomentar la imagen adecuada de la empresa hacia el exterior, mediante la utilización de los sistemas de comunicación de forma responsable (educación en el lenguaje, atención correcta a las llamadas entrantes, etc.).

INFORMACION PRIVILEGIADA

Toda información privilegiada obtenida gracias a los trabajos desarrollados por la empresa debe utilizarse con fines estrictamente relacionados con la misma.

Cualquier otro uso está estrictamente prohibido. Por “Información Privilegiada” se entiende aquella información confidencial o restringida que, en caso de hacerse pública, supondría una ventaja competitiva para su poseedor.

De la misma forma, está absolutamente prohibido compartir cualquier clase de información privilegiada con un tercero no autorizado a conocerla.

Todo el personal, no deberá hacer ningún manejo de información privilegiada para su uso o beneficio de sus empresas, negocios o inversiones particulares o de sus familiares; comprometiéndose igualmente a mantener como estrictamente confidencial cualquier tipo de información financiera u operativa de la empresa.

CONFLICTO DE INTERÉS

Los colaboradores de esta empresa NO deberán realizar operaciones en las que puedan influir y/o tener relación con algún negocio de su propiedad o perteneciente a sus familiares en primero y segundo grado sanguíneo o político (cónyuge, padres, hijos, hermanos, primos hermanos, sobrinos, etc.). En el caso de hallarse en esta situación, tendrá la obligación de informar a su superior para que tome las medidas correspondientes al caso; así mismo deben estar conscientes que no pueden tener inversiones o intereses en negocios competidores de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V.

Para facilitar el control de proveedores y adquisiciones, el Gerente de Administración y Gerente de Operaciones, deberán asegurar que todos los proveedores cuenten con contratos de prestación de servicios, contratos de confidencialidad, y que los mismos sean autorizados por la Dirección General, de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. Asimismo, las órdenes de compra deberán ser tramitadas por todas las áreas, a través del Área administrativa, y con las firmas de autorización requeridas de acuerdo a las políticas existentes al respecto.

En ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. no está permitido el ingreso de parientes, familiares o persona alguna con la que exista una relación sentimental.

 Es obligación de todo el personal de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. el no conceder ventaja especial a persona alguna externa (proveedores) en las operaciones de la compañía, ya sea por una relación de amistad o por una razón de compromiso (sentimental, moral o económico) que tenga con ellos.

Al realizar trabajos de vigilancia, supervisión, auditoría o control sobre un área y resulte que la misma esté a cargo de algún familiar, pariente o allegado, o que en manera alguna implique un conflicto de interés, deberá comunicarlo a la Dirección General a efecto de que se tomen las medidas que procedan.

En caso de que las actividades que desempeñe el colaborador se vean comprometidas bajo presión, hostigamiento, amenaza, etc., deberá comentarlo de inmediato con la Gerencia de Recursos Humanos.

Aquellos negocios o empresas que sean propiedad de los colaboradores que laboren para ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. o bien, de sus parientes, que, aunque no tengan relación de negocios con ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., sí puedan llegar a afectar su tiempo de trabajo que deben dedicarle por completo a ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., se considera como un conflicto de interés; así como en los casos en que algún empleado posea directa, o indirectamente a través de terceros, alguna participación o interés actual en la administración u operación, o bien, planee abrir o participar en algún negocio o empresa personal, deberá informarlo por escrito a la Gerencia de Recursos Humanos o a la Dirección General.

En los casos en que el empleado tenga algún pariente o familiar trabajando en puestos clave para un competidor directo de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., para algún proveedor de bienes y mercancías o prestador de servicios de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. cuyo puesto pudiera llegar a dañar o afectar las decisiones o actuación de este empleado en la empresa, se considerarán conflicto de interés.

En todos los casos, se deberá evitar que prevalezcan los intereses personales frente a los de la empresa, y asimismo se deberá actuar de forma legal y ética ante la aparición de cualquier conflicto de interés.

Para alguna excepción al punto anterior, será el comité de ética quien autorice.

REGALOS

Por ningún motivo deberán aceptarse dividendos, intereses, condiciones, ventajas, regalos, dinero en efectivo, salarios o cualquier forma de pago o ingreso por parte de clientes, proveedores, concesionarios, contratistas, empresas o personas con quienes ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. hace operaciones.

Queda estrictamente prohibido aceptar cualquier tipo de obsequios de proveedores de mercancías, bienes y servicios. En todos los casos y excepciones, deberá procederse estrictamente como sigue:

Si por cuestiones de negocios se decide aceptar un regalo por cortesía, enviado por algún proveedor de mercancías, bienes o servicios, el empleado que lo reciba, deberá ponerlo de inmediato a disposición de Dirección General para su aprovechamiento en eventos o festividades de los colaboradores de la empresa. En estos casos se deberá enviar una carta de agradecimiento al proveedor en cuestión, para informar qué fin se le dio, en cumplimiento a lo estipulado con las políticas de la compañía, con copia a la Gerencia de Recursos Humanos.

 En los casos de los artículos de publicidad con un valor máximo de $250.00 (Doscientos cincuenta pesos), el empleado deberá obtener la autorización correspondiente del comité de ética, (quien se hará responsable de la decisión tomada juntamente con el empleado), para aceptarlo o definir su destino.

Sin embargo, la política de la empresa a este respecto acepta la posibilidad de obsequiar o recibir regalos, siempre y cuando éstos entren dentro de lo razonable y su valor no se considere excesivamente alto, lujoso o exagerado. Entre los regalos aceptables se encuentran los siguientes:

1. Pequeños obsequios habituales entre profesionales, fundamentalmente de valor simbólico y carácter promocional (bolígrafos, agendas, etc.).
2. Invitaciones a reuniones profesionales, congresos o conferencias, cuyo costo sea moderado (por ejemplo, cursos y comidas de negocios).
3. En caso de duda, consultar con Recursos Humanos.

Ningún empleado, ni ningún familiar o amigo, puede utilizar su trabajo en ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. para solicitar dinero en efectivo, regalos o servicios gratuitos de ningún cliente, proveedor o aliado de la empresa, ni de ninguna otra persona o empresa, para su beneficio personal o de un tercero.

INVITACIONES

Para la asistencia a algún evento organizado por un proveedor de bienes o servicios, deberá obtenerse autorización de la Dirección General.

Si el motivo de una invitación a comer o algún cocktail, es para promover alguna mercancía, servicio o línea de productos por parte de algún proveedor, lo cual normalmente no es una invitación individual, éstas se normarán según el caso, por la Dirección General.

En caso de que existan invitaciones o cortesías por parte de proveedores a eventos individuales (solo o con su familia) ya sean artísticas, deportivas, culturales o sociales que sean organizados por los mismos proveedores, deberán ser autorizadas por la Dirección General.

En el supuesto de que los eventos fueran de tipo masivo (colaboradores de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. y otras compañías con uno o varios proveedores) no deberán de aceptarlos, a menos que lo autorice Dirección General.

En el caso de presentaciones o juntas de trabajo con algún proveedor clave, deberá solicitarse la autorización de la Dirección General, y los gastos de viaje los deberá cubrir la empresa.

En los casos que correspondan a invitaciones de algún tipo de apoyo por parte de los proveedores o clientes, en el interior de la república o en el extranjero, sólo se requerirá la firma de la Dirección General.

COMPROMISOS

Es obligación de todos los colaboradores NO falsear información, documentos ni operaciones, sea para simular el cumplimiento de metas u objetivos, o para procurarse algún beneficio personal, familiar o de amistad, así como omitir o no informar con oportunidad sobre irregularidades graves.

No se deberán suscribir títulos de crédito ni otorgar avales o fianzas que comprometan a la compañía, a menos de que se cuente con la autorización expresa del Consejo de Administración, mediante poder especifico.

Siempre que se sustituya a un empleado en alguna posición de la compañía, deberá hacerse una entrega formal, con un procedimiento y formato; y se dará recepción de los asuntos, recursos, operaciones, trámites pendientes y pendientes en general que estaban bajo su responsabilidad. Lo anterior, a efecto de que el nuevo empleado reciba el área ordenada y organizada, se encuentre en aptitud de continuar con los asuntos pendientes y esté enterado de la situación que guardan los mencionados asuntos. Al respecto deberán ser levantadas las actas de entrega y recepción del puesto y en las cuales consten dichos aspectos.

Los colaboradores deben evitar emplear contraseñas ajenas para acceder a los sistemas y evitar prestar las propias para su uso por otras personas, ya sean o no miembros de la empresa.

En el supuesto de que se participe o se revise el registro contable de las operaciones, no deberán llevar a cabo asientos ficticios o intencionalmente engañosos; asimismo al preparar información financiera o estadística deberá hacerse con sumo cuidado, con base en los registros de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. Toda la información generada es confidencial y sólo se entregará a los usuarios debidamente autorizados.

Todos los egresos (pagos o disposiciones de efectivo), hechos por o en representación de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V., deberán ser descritos con exactitud, veracidad y detallarlos en los registros contables. Tales egresos sólo deben hacerse con el propósito descrito en los documentos y registros que los respaldan.

De las operaciones diarias de la compañía en las cuales se reciba efectivo, se deberán depositar apegándose al proceso establecido. En ningún caso podrán disponer de los ingresos diarios para uso personal u otros fines.

Asimismo, es compromiso de todos los colaboradores el conducirse honestamente, por lo que deberán estar enterados de que está prohibido:

1. Incumplir normas de seguridad que pongan en riesgo la vida del personal y/o los bienes de la empresa.
2. Omitir o evadir obligaciones tributarias que generen sanciones, daño patrimonial, o contingencias futuras para la empresa.
3. Incurrir en casos graves de negligencia por desatender las políticas, normas y prácticas para la buena administración de la empresa.
4. Omitir buenas prácticas que conlleven a una negativa rentabilidad de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V.
5. Realizar actos de hostigamiento o acoso sexual.

Estar de acuerdo que en cualquier momento personal de las áreas de Auditoría y de Recursos Humanos de ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. podrán auditar, revisar y tener acceso a toda herramienta de trabajo tales como documentos, computadoras y bienes muebles que se encuentren en la oficina o lugar de trabajo. Igualmente, a constatar operaciones con cliente y proveedores, llevando documentos y corroborando saldos o expedientes, pedidos, pagos, órdenes de compra y estados de cuenta.

SISTEMAS ADECUADOS DE DENUNCIA

Línea de denuncias

ESTACION GEMMA LA FAVORITA S.A. DE C.V. se compromete a mantener un ambiente laboral seguro y ético, libre de actos de corrupción, soborno y prácticas ilícitas. Para ello, se cuenta con canales confidenciales y accesibles para la presentación de denuncias, asegurando la total protección de los denunciantes.

Se deben aplicar procesos disciplinarios y sanciones concretas respecto de quienes actúan de forma contraria al Código, a la Política de Integridad y a otras normas internas o a la legislación aplicable. En los casos en los que la situación lo amerite, se informará a la autoridad competente.

Todos los Colaboradores de las Empresas tienen la responsabilidad de reportar las desviaciones, incumplimientos o infracciones al Código, así como a cualquier normatividad interna o externa aplicable, a través de alguno de los canales de denuncia implementados (línea telefónica, correo electrónico y página de internet).

Queda estrictamente prohibido tomar represalias en contra de quien haga alguna denuncia soportada en hechos reales. Asimismo, las Empresas deben concientizar a sus Colaboradores sobre el uso responsable de los sistemas de denuncia para evitar denuncias falsas.

En caso de que exista alguna duda acerca del proceso de denuncias se deberá contactar al área de Recursos Humanos.

Se encuentran disponibles diversos medios de comunicación anónimos y confidenciales para facilitar a los Colaboradores las denuncias, los cuales son los siguientes:

Canales de denuncia

Todo colaborador, proveedor, cliente o tercero que tenga conocimiento de una violación al Código de Conducta o a la Política de Integridad, puede reportarla a través de los siguientes medios:

• Teléfono: 2228121701
• Correo electrónico: contacto@grupogemma.com.mx
• Buzón físico: Ubicado en el área de Recursos Humanos.
• Línea de emergencia: En caso de un delito o acto ilícito grave, se recomienda marcar el 911.

Protección a Informantes

Para la protección a informantes que hagan del conocimiento o denuncien ante las Empresas la probable existencia de Faltas Administrativas, infracciones al Código o a la normatividad interna y externa aplicable, o aquellos informantes que presenten o ayuden a plantear una inquietud genuina sobre la licitud, legalidad, diligencia, integridad, ética, honorabilidad, permisibilidad, autorización y/o cualquier otra, respecto de alguna conducta, contrato, licitación, permiso, licencia, relación, operación, omisión, intermediario, proveedor, persona, entidad, autoridad y/o situación en general relacionada con el desarrollo de las actividades corporativas; dicho Código establece que está prohibido imponer cualquier tipo de castigo o represalia contra los informantes. Las represalias serán motivo de imposición de medidas disciplinarias internas, que podrían llegar inclusive a constituir una causal de despido justificado.

Todo colaborador debe informar al Comité de Ética, o mediante la línea de denuncia, cuando no pueda cumplir con sus funciones debido a la presión, coacción, opresión, violencia, intimidación, coerción, amenaza, chantaje, apremio y/o similar que ejerza un tercero como consecuencia de su posición, cargo, puesto, jerarquía, prestigio, autoridad o influencia en las Empresas.

Proceso de atención y sanciones

Una vez recibida la denuncia, se activará el siguiente protocolo de atención:

Recepción y confidencialidad: La denuncia será recibida por el Comité de Ética y el área de Recursos Humanos, quienes garantizarán la confidencialidad de la información y la identidad del denunciante.

Investigación: Se realizará una investigación interna para verificar los hechos y recabar la evidencia necesaria.

Análisis y dictamen: Con base en los resultados de la investigación, el Comité de Ética emitirá un dictamen y, de ser necesario, determinará las sanciones a aplicar.

Sanciones y medidas disciplinarias: Se impondrán sanciones proporcionales a la gravedad de la falta. Estas pueden incluir:

• Llamada de atención verbal o escrita.
• Suspensión temporal de empleo.
• Terminación de la relación laboral sin responsabilidad para la empresa.
• Denuncia ante las autoridades competentes en caso de que la falta constituya un delito.
• Prohibición de represalias: Queda estrictamente prohibido tomar cualquier tipo de represalia contra los denunciantes que actúen de buena fe. Cualquier intento de represalia será motivo de sanción

El presente documento constituye una versión resumida de la Política de Integridad, puesta a disposición de clientes, proveedores, aliados y cualquier persona relacionada con la operación de la estación. En caso de necesitar la versión completa favor de solicitarla a través del correo bitacora@grupogemma.com.mx, a fin de conocer en su totalidad las disposiciones, lineamientos y responsabilidades aplicables.